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關鍵詞：ISO22000食品安全管理體系認證,食品安全管理體系認證,食品安全認證
ISO22000食品安全管理體系認證文件與資料控制程序
1.0目的:明確本公司文件與資料相關控制程序,使ISO22000質量體系所使用的文件迅速而準確地流動,確保本公司各單位使用有效的最新文件與資料,從而使公司質量管理體系得以有效運行.
2.0適用范圍:適用于公司生產管理,行政溝通及對外業務作業各階段所需的文件與資料的管理.
3.0定義:
3.1質量手冊:是公司質量和食品安全管理體系運行的指導性和綱領性文件.
3.2程序文件:是質量手冊規定的質量管理體系運行的各項程序性文件,是全公司或多部門之業務范圍內認為有制度化文件.
3.3作業指導書:是程序文件規定各單位使用的操作標準,是各經辦業務作業者在作業范圍內,認為有制度化必要的文件.
3.4表單:質量記錄作業結果所用的文件.
3.5外來文件:是由外部取得具有留存參考價值之文件,如法律?法規?設備操作手冊等.
4.0職責:
文件類別
編制
審核
批準
原稿控制
質量手冊
行政部
管理者代表
總經理
行政部
程序文件
職責單位
部門主管
總經理
行政部
作業文件
職責單位
單位主管
部門主管
行政部
質量記錄
職責單位
單位主管
部門主管
行政部
5.0程序規則:
5.1文件的編制,修訂和廢止作業:
5.1.1文件的編制:各職能單位在發生新增內部規范或操作程序需增加文件時,由部門主管指定人員填寫《文件編制、修訂、廢止申請單》.經相關的審核?批準后交行政部發行.
5.1.2文件的編號:
質量手冊:XXXX/HM/B/0
程序文件:XXXXQP-□□(如QP-01)
作業文件:XXXXWI-□□(如WI-01)
記錄表格:根據程序文件要求的記錄表格,進行編號,例gzhlQP-01-01.
外來文件:XXXXWL-□□(如WL-01)
5.1.3版本管理
文件版本用A,B,C,D……表示,文件修改次數以0,1,2,3……表示,文件修改以頁為單位,修改次數累計達5次時,整個文件換版.
5.1.4文件的修訂:
當實際操作程序或規范發生變更而導致管控文件需進行增刪時,由各作業單位人員填寫提出申請,經各相關單位會簽評審無誤和批準后再送交行政部更新原文件,具體批準權限同文件編制作業.
5.1.5文件的廢止:
當工作發生結構性變化需廢止某些文件時,由原文件編制單位主管提出申請,經審批后由行政部進行文件的廢止.
5.2文件的發放和回收:
5.2.1文件的發放:
5.2.1.1新編制或修訂的文件在審核批準后由行政部根據需要印制文件,加蓋“受控文件”章統一發放登記.收文單位在《文件發放?回收記錄》上簽收.
5.2.1.2公司對外發放的文件,如質量手冊等,蓋上“僅供參考”章,應同樣在《文件發放?回收記錄》的備注欄加以注明.發往外單位的文件發生修訂時,公司不負責更新.
5.2.2文件的回收:
修訂或廢止文件時,應由行政部依《文件發放、回收記錄》上的發行記錄收回原發放份數,并記錄于《文件發放?回收記錄》上,加蓋“作廢文件”印簽.回收的文件應有必要時作保留,不要保留可銷毀或作廢紙再利用.
5.3文件的保管:
5.3.1文件保管單位:原稿一律由行政部保存,發放的文件由各單位自行保存.行政部保存的原稿應有明細清單《文件存檔銷毀記錄表》,并隨時更新.
5.3.2回收或廢止舊版文件時,各單位不得保留舊版,歷次舊版文件或廢止文件應在行政部保存.并加蓋“作廢文件”印簽.
5.3.3現場使用的文件須置于作業場所,非現場使用的文件由各使用單位指定專人集中保管.
5.3.4各單位不得自行復印正式文件.若發現文件有殘缺可直接與行政部調換.
5.3.5正式文件上嚴禁作任何標記或符號.
5.3.6行政部設專人管理文件,并將文件管理納入內部質量審核項目中,以確保資料正確被使用.
5.4文件銷毀:各單位回收或廢止的文件統一由行政部進行.
5.5文件評審:
5.5.1文件評審每年進行一次,時間為每年的12月,由行政部組織,會同各相關單位和部門主管共同進行.
5.6外來文件的控制:
5.6.1各單位收獲外來標準,規范等文件時應交由行政部編號保管,記錄于《文件分類一覽表》,并作“受控文件”標識.
5.6.2外來文件若有修訂版本應同樣交由行政部更新.控制作業在每半年一次的《文件分類一覽表》審核時,同樣注意對外來文件的作業,確保公司使用有效的外來受控文件.
6.0相關文件:
《質量安全記錄控制程序》
7.相關表單:
《文件更改申請表》XXXXQP-01-01
《程序文件修改記錄》XXXXQP-01-02
《文件發放?回收記錄》XXXXQP-01-03
《文件分類一覽表》XXXXQP-01-04
《文件存檔銷毀記錄表》XXXXQP-01-05
《文件借閱?復制登記表》XXXXQP-01-06
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